La LOE legitima a los centros a recabar datos de carácter personal para la función docente y orientadora del alumnado en referencia a:
– El origen y ambiente familiar y social.
– Las características o condiciones personales.
– El desarrollo y resultados de su escolarización.
Las circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para educar y orientar a los alumnos.
Por tanto, la LOE legitima a los centros educativos para recabar y tratar los datos del alumnado y de sus padres o tutores, incluyendo también las categorías especiales de datos, como los de salud o de religión, cuando fuesen necesarios para el desempeño de la función docente y orientadora.
3.1. Tipología de datos
3.1.1. Tratamiento de datos familiares del alumnado
Los centros educativos pueden recabar la información sobre la situación familiar del alumnado. Esta información debe estar actualizada y los progenitores han de informar a los centros sobre cualquier modificación.
3.1.2. Recogida de datos de salud
La petición de datos de salud del alumnado deben ser solicitados en la medida en que sean necesarios para el ejercicio de la función educativa. Se pueden distinguir los siguientes momentos:
– En la matriculación del alumnado: discapacidades, enfermedades crónicas, TDAH, intolerancias alimentarias o alergias.
– Durante el curso escolar: el tratamiento médico que reciba un alumno o alumna a través del servicio médico o de enfermería que corresponda o los informes de centros sanitarios a los que se le haya trasladado como consecuencia de accidentes o indisposiciones sufridas en el centro o los informes de los equipos de orientación psicopedagógica.
3.1.3. Recogida de datos biométricos
Teniendo en cuenta la intromisión en la intimidad de las personas que el tratamiento de este tipo de datos puede ocasionar, la Agencia Española de Protección de Datos ha admitido la utilización de la huella dactilar para finalidades como el control de acceso al servicio de comedor en centros escolares con un gran número de alumnos, siempre que se adopten medidas que refuercen la confidencialidad de los datos como la conversión de la huella a un algoritmo, el cifrado de la información, la vinculación a un dato distinto de la identificación directa del alumnado o la limitación de los protocolos de acceso a los datos.
Los datos biométricos entrarían dentro de las categorías especiales de datos.
3.1.4. Recogida de datos del alumnado para el expediente académico
Entre los datos que pueden recabar los centros educativos para el ejercicio de la función docente y orientadora sin consentimiento de los alumnos se pueden incluir sus fotografías a los efectos de identificar a cada alumno en relación con su expediente.
3.1.5. Recogida de datos para otras finalidades
Los centros pueden recabar datos para otras finalidades legítimas, como puede ser la gestión de la relación jurídica derivada de la matriculación del alumnado, o dar a conocer la oferta académica, participar con el alumnado en concursos educativos u ofrecer servicios deportivos, de ocio o culturales. En estos casos, se podrán recabar bien como consecuencia de la relación jurídica establecida con la matrícula o si media el consentimiento previo del alumnado o de sus familiares.
Además, con carácter previo a la obtención del consentimiento, se debe cumplir con el derecho de información del alumnado o a sus padres, madres o tutores, cuando corresponda.
3.2. Procedimiento de recogida
3.2.1. Información a las personas interesadas
Siempre es necesario informar a las personas interesados cuando van a recogerse sus datos en formularios de cualquier tipo, tal y como se indica en el apartado 2.3 sobre transparencia e información, mediante una cláusula en el pie del documento o formulario.
3.2.2. Comunicación de datos de los familiares al centro
La LOE establece que el alumnado y sus familiares deberán colaborar en la obtención de la información necesaria sin la cual no sería posible el desarrollo de la función educativa, estando los centros exceptuados de solicitar el consentimiento previo en relación con aquellos datos de carácter personal que sean necesarios para dicha finalidad.
También deben facilitar los datos necesarios para el cumplimiento de la relación jurídica que se establece con la matrícula.
3.2.3 Consentimiento en la recogida de datos
El consentimiento se puede incluir en el mismo impreso o formulario en el que se recaban los datos.
Para los datos que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual, el consentimiento ha de ser expreso. Por ejemplo, si es un formulario en formato PDF, mediante un campo check que marque la persona solicitante, interesada o representante legal. I si los datos revelan ideología, afiliación sindical, religión o creencias el consentimiento ha de prestarse por escrito.
3.2.4. Recogida de datos del alumnado por parte del profesorado
Sin perjuicio de los datos personales recabados por los centros o la conselleria competente en materia de educación al matricularse el alumnado, y que son facilitados al profesorado para el ejercicio de la función docente, cuando estos recaben otros datos de carácter personal, como grabaciones de imágenes o sonido con la finalidad de evaluar sus conocimientos u otros datos relacionados con la realización de dichos ejercicios, o los resultados de su evaluación, podrían hacerlo legalmente, en el marco de las instrucciones, protocolos o régimen interno que el centro o la conselleria competente en materia de educación haya adoptado.
3.2.5. Recogida de datos familiares del alumnado por parte del profesorado
Los datos de los familiares del alumnado se recaban por los centros al estar legitimados para ello por la LOE, a cuya información podrá tener acceso el profesorado si la necesita para el ejercicio de la docencia.
No obstante, si se diera alguna circunstancia en la que el profesorado necesitara conocer los datos de los familiares del alumnado, como podría ser ante situaciones de riesgo, y no dispusieran de ellos, estarían igualmente habilitados para recabarlos del alumnado.
3.2.6. Acceso al contenido de dispositivos electrónicos
Dada la información que se contiene en los dispositivos con acceso a internet, así como la trazabilidad que se puede realizar de la navegación efectuada por los usuarios, el acceso al contenido de estos dispositivos del alumnado, incluyendo su clave, supone un acceso a datos de carácter personal que requiere el consentimiento de los interesados o de sus familiares si se trata de menores.
No obstante, en situaciones en las que pudiera estar presente el interés público, como cuando se ponga en riesgo la integridad de alguna alumna o alumno (situaciones de ciberacoso, sexting, grooming o de violencia de género) el centro educativo podría, previa ponderación del caso y conforme al protocolo que tenga establecido, acceder a dichos contenidos sin el consentimiento de las personas implicadas.
3.2.7. Utilización de aplicaciones de mensajería por parte del profesorado para comunicación con el alumnado
Con carácter general, las comunicaciones entre el profesorado y el alumnado deben tener lugar dentro del ámbito de la función educativa y no llevarse a cabo a través de aplicaciones de mensajería instantánea.
Si fuera preciso establecer canales específicos de comunicación, deberán emplearse los medios y herramientas establecidos por la conselleria competente en materia de educación y puestas a disposición de alumnado y profesorado o por medio del correo electrónico.
3.2.8. Utilización de aplicaciones de mensajería por parte del profesorado para comunicación con familiares del alumnado
Las comunicaciones entre el profesorado y los familiares del alumnado deben llevarse a cabo a través de los medios puestos a disposición de ambos por el centro educativo o la conselleria competente en materia de educación.
3.2.9. Grabación de imágenes de alumnado y difusión a través de aplicaciones de mensajería instantánea a los familiares
No se permite la grabación de imágenes como parte del ejercicio de la función educativa de la que es responsable el centro docente. No obstante, en aquellos casos en los que el interés superior del menor estuviera comprometido, como en caso de accidentes o indisposiciones en una excursión escolar, y con la finalidad de informar y tranquilizar a las madres y los padres, titulares de la patria potestad, se podrían captar las imágenes y enviárselas.
3.3. Publicación de datos
3.3.1. Listados de admitidos
El centro necesita informar sobre el alumnado que ha sido admitido en la medida en que la admisión se realiza mediante un procedimiento de concurrencia competitiva en el que se valoran y puntúan determinadas circunstancias.
No obstante, la publicidad deberá realizarse de manera que no suponga un acceso indiscriminado a la información, por ejemplo, publicando la relación de alumnos admitidos en los tablones de anuncios en el interior del centro o en una página web de acceso restringido a quienes hayan solicitado la admisión.
Esta publicación deberá recoger solamente el resultado final del baremo, no resultados parciales que puedan responder a datos o información sensible o poner de manifiesto la capacidad económica de la familia.
Esta información, no obstante, estará disponible para los interesados que ejerciten su derecho a reclamar.
Cuando ya no sean necesarios estos listados, hay que retirarlos, sin perjuicio de su conservación por el centro a fin de atender las reclamaciones que pudieran plantearse.
3.3.2. Oposición para aparecer publicado en un listado de admisión
La norma específica sobre medidas de protección integral de violencia de género establece que en actuaciones y procedimientos relacionados con la violencia de género se protegerá la intimidad de las víctimas; en especial, sus datos personales, los de sus descendientes y los de cualquier otra persona que esté bajo su guarda o custodia. En consecuencia,
los centros educativos deberán proceder con especial cautela a tratar los datos de los menores que se vean afectados por estas situaciones.
De conformidad con el artículo 6.4 de la LOPD, el alumnado o sus familiares se pueden oponer a la publicación de su admisión en un centro educativo si se alegan motivos fundamentados y legítimos relativos a su concreta situación personal, como, por ejemplo, razones de seguridad por ser víctima de violencia de género o sufrir algún tipo de amenaza, etc. Si es un menor, el derecho lo tiene que ejercer su tutor legal. El centro educativo lo tiene que excluir del listado de admitidos que se publique.
3.3.3. Publicación de beneficiarios de becas, subvenciones y ayudas
La Ley de transparencia y acceso a la información pública y buen gobierno determina la obligación de hacer pública, como mínimo, la información relativa a las subvenciones y ayudas públicas concedidas por las administraciones públicas con indicación de su importe, objetivo o finalidad y los beneficiarios.
Sin perjuicio de la publicación por parte de la administración convocante, los centros escolares también podrán publicar esta información a efectos informativos de las personas afectadas.
Cuando se trate de becas y ayudas fundadas en la situación de discapacidad de los beneficiarios será suficiente con publicar un listado con un número de identificación de los beneficiarios, como el del DNI o un número identificador que se hubiera facilitado a los interesados con la solicitud.
Asimismo, si fueran varios los requisitos a valorar, se podría dar el resultado total y no el parcial de cada uno de los requisitos.
Si los criterios de las ayudas no se basan en circunstancias que impliquen el conocimiento de categorías especiales de datos hay que valorar si, no obstante, podrían afectar a la esfera íntima de la persona, por ejemplo al ponerse de manifiesto su capacidad económica o su situación de riesgo de exclusión social.
En estos casos habría que analizar en cada caso si resulta necesario hacer pública dicha información para garantizar la transparencia de la actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública.
Igualmente, cuando ya no sean necesarios estos listados, habrá que retirarlos.
3.3.4. Publicación en tablones del alumnado por clases y/o actividades
Para la organización de la actividad docente los centros distribuyen al inicio de cada curso al alumnado por clases, materias, actividades y servicios.
Para dar a conocer al alumnado y sus familiares esta distribución, se pueden colocar dichas relaciones en los tablones de anuncios o en las entradas de las aulas, durante un tiempo razonable para permitir el conocimiento por todas las personas interesadas, o bien, a través del sistema ITACA.
3.3.5. Publicación de menús en el comedor del centro
En el comedor de los centros educativos se pueden publicar los diferentes menús, ya que puede existir alumnado con necesidades alimentarias especiales, ya sea por razones de salud o religión, pero sin necesidad de que exista un listado con nombre y apellidos de los alumnos en relación con el menú que le corresponde a cada uno de ellos.
Lógicamente, el centro sí podrá disponer de esos listados para el uso de los mismos por su servicio de comedor, pero sin darles publicidad.
3.4. Calificaciones
3.4.1. Publicación de calificaciones escolares
Las calificaciones del alumnado se han de facilitar al propio alumnado y a sus familiares.
En el caso de comunicar las calificaciones a través de plataformas educativas, estas solamente deberán estar accesibles para el propio alumnado, sus familiares o tutores, sin que puedan tener acceso a las mismas personas distintas.
No obstante, sí sería posible comunicar la situación del alumnado en el entorno de su clase, por ejemplo, mostrando su calificación frente a la media de sus compañeros y compañeras.
3.4.2. Comunicación oral de calificaciones al alumnado
Puesto que no existe una regulación respecto de la forma de comunicar las calificaciones, sería preferible que las calificaciones se notificasen en la forma indicada en el punto anterior. No obstante, sería posible enunciarlas oralmente, evitando comentarios adicionales que pudieran afectar personalmente al alumno.
3.5. Acceso a la información del alumnado
3.5.1. Acceso del profesorado a los expedientes académicos del alumnado matriculado en el centro
Con carácter general y salvo que existiese alguna causa debidamente justificada, el profesorado ha de tener acceso al expediente académico del alumnado a los que imparte la docencia, sin que esté justificado acceder a los expedientes del resto de alumnado del centro.
3.5.2. Acceso del profesorado a datos de salud del alumnado matriculado en el centro
El profesorado ha de conocer y, por tanto, acceder a la información de salud de su alumnado que sea necesaria para la impartición de la docencia, o para garantizar el adecuado cuidado del alumnado, por ejemplo, respecto a discapacidades auditivas, físicas o psíquicas, trastornos de atención, TDAH o enfermedades crónicas.
Igualmente, han de conocer la información relativa a las alergias, intolerancias alimentarias o la medicación que pudieran requerir para poder prestar el adecuado cuidado al alumno tanto en el propio centro como con ocasión de actividades fuera del centro, como visitas, excursiones o convivencias guiadas por profesores.
3.5.3. Solicitud por parte de los familiares de los exámenes de sus descendientes
La solicitud de los familiares para llevarse a casa los exámenes de sus descendientes y repasarlos no depende de la normativa de protección de datos, pues no se trata de un derecho de acceso a los datos, sino de acceso a documentación que, en su caso, deberá ser resuelta por el centro o la conselleria competente en materia de educación con arreglo a su normativa interna y la legislación sectorial que sea de aplicación.
3.5.4. Acceso de los familiares a información sobre ausencias escolares de sus descendientes
Las madres y padres, como sujetos que ostentan la patria potestad, entre cuyas obligaciones está la de educarlos y procurarles una formación integral, tienen acceso a la información sobre el absentismo escolar de sus hijos.
Si los hijos son mayores de edad, al igual que ocurre con las calificaciones escolares, las madres y los padres podrán ser informados del absentismo escolar de sus hijos mayores de edad cuando corrieran con sus gastos educativos o de alimentación, al existir un interés legítimo derivado de su mantenimiento.
3.5.5. Solicitud, por parte de los familiares, de información sobre datos de salud de sus hijos a los equipos de orientación
Los familiares pueden solicitar información sobre datos de saludo de sus hijos a los equipos de orientación cuando sus hijos son menores de edad en ejercicio de la patria potestad que se realiza siempre en su beneficio.
El acceso a dicha información se rige por la legislación sectorial sanitaria, en concreto por la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, o de la normativa que disponga la conselleria competente en materia de salud pública.
3.5.6. Comunicación de información escolar del alumnado a sus familiares
Se puede facilitar la información escolar del alumnado solamente a los familiares que ostenten la patria potestad o a los tutores, nunca a otros familiares, salvo que estuvieren autorizados por aquellos y constase claramente esa autorización.
3.5.7. Acceso a la información académica por padres separados
En los supuestos de patria potestad compartida, con independencia de quién tenga la custodia, ambos progenitores tienen derecho a recibir la misma información sobre las circunstancias que concurran en el proceso educativo del menor, lo que obliga a los centros a garantizar la duplicidad de la información relativa al proceso educativo de sus hijos, salvo que se aporte una resolución judicial que establezca la privación de la patria potestad a alguno de los progenitores o algún tipo de medida penal de prohibición de comunicación con el menor o su familia.
En caso de conflicto entre los progenitores sobre el acceso a la información académica de sus hijos, estos deberán dirimir la cuestión ante el poder judicial competente en materia de familia, no ante el centro educativo.
3.6. Comunicaciones de datos de alumnado
La comunicación de datos requiere, con carácter general, el consentimiento de las personas interesadas, del alumnado o de sus familiares o tutores si son menores, salvo que esté legitimada por otras circuns-
tancias, como que permita u obligue a ella una Ley, como es el caso de solucionar una urgencia médica, o se produzca en el marco de una relación jurídica aceptada libremente por ambas partes. En estos últimos supuestos se pueden comunicar los datos sin necesidad de obtener el consentimiento de los afectados.
3.6.1. Comunicación de datos de alumnado a otro centro educativo
En caso de traslado, la LOE ampara la comunicación de datos al nuevo centro educativo en el que se matricule el alumnado sin necesidad de recabar su consentimiento o el de sus familiares o tutores.
3.6.2. Comunicación de datos a otros centros situados en otros países
Se pueden facilitar datos del alumnado de un centro a otro centro en el extranjero para intercambios de alumnado o estancias temporales dado que el acceso a los datos del alumnado sería necesario para que el centro en el que se vaya a desarrollar el intercambio pueda realizar adecuadamente su función educativa, teniendo en cuenta que la participación del alumnado en el programa deberá haber contado con la solicitud o autorización de los titulares de la patria potestad. La comunicación responderá al adecuado desarrollo de la relación jurídica solicitada por los propios representantes legales del alumnado.
La transmisión deberá limitarse a los datos que resulten necesarios para el adecuado desarrollo de esa acción educativa y para el cuidado del menor que el centro de destino pudiera requerir.
Cuando el centro destinatario de los datos se encuentre en un país fuera del Espacio Económico Europeo, la comunicación constituye una transferencia internacional de datos.
3.6.3. Comunicación de datos a la Administración educativa
Los centros educativos comunicarán los datos personales del alumnado necesarios para el ejercicio de las competencias que tienen atribuidas las administraciones educativas.
3.6.4. Comunicación de datos a las fuerzas y cuerpos de seguridad
Las comunicaciones de datos a las fuerzas y cuerpos de seguridad son obligatorias siempre que sean necesarios para la prevención de un peligro real para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales.
En todo caso, la petición que realicen las fuerzas y cuerpos de seguridad, en el ejercicio de sus competencias, debe ser concreta, específica y motivada, de manera que no haya una comunicación de datos indiscriminada.
Aunque se cumplan los requisitos para la comunicación de datos a las fuerzas y cuerpos de seguridad, es aconsejable que el centro documente la comunicación de los datos.
Cuando se tenga conocimiento de una posible situación de desprotección de un menor: de maltrato, de riesgo o de posible desamparo, se debe comunicar a la autoridad o a sus agentes más próximos.
También cuando se tenga conocimiento de la falta de asistencia de un menor al centro de forma habitual y sin justificación, durante el periodo lectivo, deberá trasladarse a la autoridad competente.
En estos casos no ha de mediar solicitud de ninguna autoridad o institución.
3.6.5. Comunicación de datos a servicios sociales
Se pueden comunicar los datos a los servicios sociales siempre que sea para la determinación o tratamiento de situaciones de riesgo o desamparo competencia de los servicios sociales. La comunicación estaría amparada en el interés superior del menor, recogido en la Ley orgánica de protección jurídica del menor. En estos supuestos no se necesita el consentimiento de los interesados.
3.6.6. Comunicación de datos a centros sanitarios
Se pueden facilitar los datos sin consentimiento de los interesados a los centros sanitarios cuando el motivo sea la prevención o el diagnóstico médico, la prestación de asistencia sanitaria o tratamientos médicos, o la gestión de servicios sanitarios, siempre que se realicen por profesionales sanitarios sujetos al secreto profesional o por otras personas sujetas a la misma obligación.
El centro educativo podrá solicitar información sobre la asistencia sanitaria prestada en caso de que fuera necesaria para responder de las lesiones causadas como consecuencia del normal desarrollo de la actividad escolar.
3.6.7. Comunicación de datos a Servicios Sanitarios autonómicos o ayuntamientos para campañas de salud o vacunación
En estos casos, los centros suelen actuar como intermediarios entre los servicios de salud y las familias, por lo que habrán de trasladar a las
familias la información de la cual dispongan para que sean ellas las que presten el consentimiento o faciliten los datos a dichos servicios.
No obstante, se pueden facilitar los datos del alumnado a los servicios de salud que los requieran sin necesidad de disponer del consentimiento de los interesados en respuesta a una petición de las autoridades sanitarias cuando sean estrictamente necesarios para garantizar la salud pública o si tiene por finalidad la realización de actuaciones de salud pública que tengan encomendadas. Como pudiera ser un caso de infección en un centro educativo, para la realización de estudios que permitan descartar la presencia de la enfermedad en el entorno del centro educativo.
3.6.8. Comunicación de datos a otras entidades externas para actividades extraescolares
Se pueden comunicar los datos a instituciones, entidades o empresas que van a ser visitadas por el alumnado en una actividad extraescolar, por ejemplo, una exposición, un museo, una fábrica o un club deportivo, pero se debe contar con el consentimiento previo e inequívoco de los interesados o de sus madres, padres o tutores, cuando los datos sean comunicados para las finalidades propias del teatro, museo, exposición o de la fábrica, por ejemplo, el control de entrada, de aforos o para sus programaciones futuras.
La información que sobre estos eventos se facilita a las madres, padres o tutores para su autorización debe incluir la relativa a la comunicación de datos a estas entidades, así como la propia autorización. La comunicación, en caso de ser autorizada, implicaría la posibilidad del tratamiento de los datos exclusivamente para los fines que se han indicado, al ser esta necesaria para que el alumnado pueda participar en esa actividad.
3.6.9. Comunicación de datos del alumnado y sus familiares a las asociaciones de madres y padres de alumnos (AMPA).
No se pueden comunicar datos del alumnado ni de sus familiares a las AMPA sin el previo consentimiento de los interesados. Las AMPA son responsables del tratamiento de los datos de carácter personal que hayan recabado, debiendo cumplir con la normativa de protección de datos en su tratamiento.
No obstante, en el caso de que las AMPA fueran contratadas para prestar un servicio al centro educativo para el que tuvieran que tratar los datos del alumnado y de sus madres, padres o tutores, sí tendrían acceso a los datos pero en la condición de encargadas del tratamiento.